Cách làm việc với người viết nội dung để tạo ra nội dung chất lượng

Khi bạn muốn mở rộng nỗ lực viết nội dung của mình, phân nhánh trong thế giới tự do để tìm người viết nội dung thường là một lựa chọn tốt.

Nói theo kinh nghiệm của riêng tôi, quản lý dịch giả tự do khác với làm việc với nhóm nội bộ của bạn. Bạn thực sự cần củng cố quá trình giao tiếp hoặc bạn có thể thấy mình phải quay đi quay lại để cố gắng đạt được những gì bạn mong đợi.

Trong bài viết này, hãy cùng Đà Nẵng Web xem xét cách hợp tác với những người viết nội dung chuyên nghiệp để tạo ra nội dung tuyệt vời giúp thúc đẩy kết quả.

Cách làm việc với người viết nội dung để tạo ra nội dung chất lượng

1. Rõ ràng về Thỏa thuận làm việc
Trước khi bạn bắt đầu làm việc với một nhà văn tự do, hãy đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về phạm vi của dự án và những gì liên quan.

Nhìn vào hợp đồng.

• Nó có thể chỉ định các điều khoản thanh toán nhất định, ví dụ: thanh toán trả trước hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày gửi.
• Bạn cũng có thể muốn đưa vào thỏa thuận không tiết lộ (NDA) hoặc điều khoản viết thư.
• Xin lưu ý rằng hầu hết các nhà văn tự do sẽ không ký bất kỳ hình thức cạnh tranh nào.

Có một số điều tôi luôn muốn làm rõ nếu chúng không có trong hợp đồng, bao gồm những điều sau:

• Có bao nhiêu bản sửa đổi được bao gồm trong giá đã thỏa thuận, và mức độ của các bản sửa đổi đó. Một số người viết giới hạn các bản sửa đổi ở một tỷ lệ phần trăm các từ được thay đổi.
• Thời hạn cho bản nháp và bất kỳ bản sửa đổi nào. Hỏi xem họ sẽ cần bao nhiêu thời gian từ khi nhận được phản hồi của bạn đến khi gửi bản sửa đổi để bạn có thể lập kế hoạch phù hợp.
• Những công việc tạo nội dung cụ thể mà freelancer chịu trách nhiệm. Bạn có muốn họ thực hiện nghiên cứu từ khóa và tối ưu hóa SEO hay bạn sẽ làm điều đó theo ý mình? Họ có cần cung cấp hình ảnh không? Nếu họ không biết các điều khoản bạn mong đợi, họ có thể sẽ không thể cung cấp chính xác loại và chất lượng nội dung mà bạn đang tìm kiếm.

2. Quyết định cách bạn sẽ giao tiếp với nhóm viết nội dung của mình
Nếu bạn là người sáng tạo nội dung hoặc người quản lý phát triển nội dung làm việc với nhiều dịch giả tự do, điều cần thiết là phải xác định quy trình giao tiếp phù hợp với tất cả mọi người.

Sau đây là tất cả các tùy chọn phổ biến mà bản thân tôi đã sử dụng:

• Các nền tảng trò chuyện tức thì như Slack
• Các nền tảng thân thiện với điện thoại và video như Google Hangouts
• E-mail
• Các công cụ quản lý dự án như Asana.

Giao tiếp dựa trên văn bản
Hầu hết các nhà văn tự do thích làm việc thông qua giao tiếp dựa trên văn bản như email hoặc Slack.

Điều này giải quyết phần nào những khó khăn xung quanh sự khác biệt về thời gian, điều thường gặp khi làm việc với các nhà văn tự do.

Nếu sự khác biệt về thời gian là vấn đề đáng lo ngại, hãy đảm bảo rằng bạn cho những người làm nghề tự do của mình biết khi nào bạn rảnh và điều đó có thể ảnh hưởng như thế nào đến thời hạn hoặc sự sẵn sàng của bạn để giúp họ thực hiện các dự án nếu cần.

Các phương pháp giao tiếp này cũng cho phép người viết có tất cả các tin nhắn từ khách hàng ở một nơi để họ có thể tham khảo lại họ, cho dù đó là đề cập đến hướng dẫn phong cách đã được gửi một tháng trước hoặc họ muốn xem chi tiết dự án bạn đã gửi năm phút trước.

Nền tảng viết cộng tác
Ngoài giao tiếp thực tế, các nền tảng viết cộng tác như Google Docs hoặc Etherpad là lựa chọn tuyệt vời để làm việc với các dịch giả tự do. Bạn có thể để lại nhận xét và thực hiện các chỉnh sửa mà họ có thể nhìn thấy trong thời gian thực và ngược lại.

Phần mềm quản lý dự án
Phần mềm PM cũng có thể giúp bạn và nhóm làm việc tự do của bạn theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Nó có thể giúp bạn gắn cờ những gì cần chỉnh sửa, ví dụ, hoặc khi một dự án đã sẵn sàng để được giao cho một người biên tập khác hoặc được xuất bản. Bạn có thể thêm danh sách kiểm tra với các nhiệm vụ trên mỗi dự án và gắn thẻ các thành viên nhóm bên trong và bên ngoài thích hợp.

3. Cung cấp cho Người viết Thông tin Dự án Cần thiết
Trước mỗi dự án, bạn sẽ muốn tạo một bản tóm tắt mạnh mẽ để cho người viết biết tất cả các chi tiết chính của nhiệm vụ. Đây là một phần thiết yếu để luôn có được kết quả cuối cùng mà bạn đang tìm kiếm.

Đôi khi, khách hàng sẽ gửi một bản tóm tắt phù hợp về những gì họ muốn một phần nội dung nói về, nhưng họ lại bỏ qua một số thông tin cốt lõi có thể cải thiện mức độ liên quan của nó.

Điều này bao gồm những điều sau:

• Đối tượng mục tiêu cụ thể của bạn và tính cách người mua của họ. Bạn đang viết tác phẩm cho ai? Nếu chúng tôi yêu cầu một nhà văn tự do tạo một bài báo về “chiến dịch PPC” và họ sử dụng hoàn toàn đối tượng B2C khi nó dành cho độc giả B2B, điều đó sẽ có lợi cho chúng tôi.

• Bất kỳ sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin kinh doanh nào bạn muốn họ đề cập đến. Những người làm nghề tự do đang cân bằng một lượng lớn khách hàng doanh nghiệp. Họ có thể không biết về một dịch vụ đặc biệt mà bạn cung cấp hoặc một sản phẩm mới ra mắt trừ khi bạn cho họ biết.
• Tiếng nói thương hiệu của bạn. Hãy cụ thể, bởi vì nội dung của bạn phải luôn phù hợp với tiếng nói thương hiệu của bạn. Đưa ra ví dụ về các bài đăng trên trang web của bạn đã được xuất bản.
• Các chi tiết như độ dài nội dung, liên kết bạn muốn thêm vào hoặc từ khóa để nhắm mục tiêu. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi thứ bạn muốn (bao gồm cả liên kết và từ khóa) sẽ được đưa vào nội dung.

4. Tạo dàn ý
Phác thảo là một phần thường được tranh luận của gia công nội dung.

Một số người quản lý nội dung thích tạo một dàn ý mà họ gửi cho người viết. Những người khác thích nhờ người viết gửi đề cương cho họ; và vẫn có một số người quản lý nội dung chọn từ bỏ hoàn toàn đề cương.

Tôi thích tự mình tạo đề cương cho nội dung chiến lược, cấp cao hơn khi tôi đã biết những gì cần được đề cập. Nó cung cấp cho người làm nghề tự do một ý tưởng chắc chắn về những gì tôi muốn mà không để lại chỗ cho việc phỏng đoán, mặc dù họ luôn được khuyến khích cân nhắc về bản phác thảo.

Ngoài ra, đây là một số suy nghĩ về việc ai nên tạo phác thảo và khi nào:

Khi nào bạn nên tạo dàn ý?
Bạn với tư cách là người quản lý nội dung nên tạo một dàn ý nếu làm việc với một nhóm làm việc tự do đa dạng hoặc nếu bạn có các chủ đề cụ thể trong đầu. Cũng có thể tiết kiệm chi phí hơn nếu bạn tự làm dàn bài.

Khi nào thì freelancer của bạn nên tạo một dàn ý?
Nếu bạn đang thiếu thời gian, chấp nhận quảng cáo chiêu hàng tự do và / hoặc đã làm việc với người làm nghề tự do cụ thể này trong một thời gian dài, bạn có thể yên tâm để họ tự tạo đề cương trước khi gửi đề cương cho bạn phê duyệt.

Đây cũng là một cách đặt cược an toàn nếu bạn quan tâm nhiều hơn đến nội dung chất lượng thường xanh bao gồm các chủ đề chung chung hơn là nội dung có giá trị cao quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn theo một cách nhất định.

Khi nào thì có thể bỏ qua dàn ý?
Bạn có thể bỏ qua dàn ý nếu bạn biết rõ về người viết và tin tưởng họ và thực sự chỉ muốn những bài viết xoay quanh các chủ đề cơ bản.

Nếu bạn không quá lo lắng về những gì cụ thể được đề cập trong bài đăng, điều đó không sao cả. Nhưng hãy sẵn sàng tự xử lý các bản sửa đổi có khả năng xảy ra nếu bạn không hài lòng với hướng người viết đưa ra; nếu bạn cho họ viết lại miễn phí, họ có thể tính phí gần bằng giá đầy đủ cho một lần viết lại đầy đủ.

Tạo Đề cương cho Người viết Nội dung Tiếp thị
Khi tạo dàn ý cho người viết nội dung, bạn có thể chi tiết tùy thích. Miễn là bạn bao gồm các chi tiết quan trọng đối với bạn (cho dù đó là nhiều hay chỉ một số ít), bạn sẽ được bảo vệ.

Nói chung, dàn ý do bạn hoặc người làm nghề tự do cung cấp nên bao gồm các chủ đề và từ khóa được gợi ý cho tiêu đề và đề mục.

• Một vài gạch đầu dòng sẽ đi qua những gì sẽ được thảo luận trong mỗi phần.
• Bất kỳ liên kết cần thiết nào cho mỗi phần.
• Tôi cũng khuyên bạn nên xác định CTA tại thời điểm này.
• Nó có thể bao gồm việc chỉ định số lượng từ gần đúng cho mỗi phần, nhưng đây không phải là một yêu cầu.

5. Đưa ra phản hồi
Nếu bạn cảm thấy rằng người làm việc tự do của mình đang gặp khó khăn trong quá trình này, đừng ngại cung cấp cho họ phản hồi. Nhiều người thà nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng để khách hàng hài lòng hơn là đánh mất khách hàng hoàn toàn.

Cách làm việc với người viết nội dung để tạo ra nội dung chất lượng

• Hãy tôn trọng khi chia sẻ phản hồi; nếu email đến với freelancer là coi thường hoặc thô lỗ, bạn có thể gặp phản hồi từ họ. Để tránh nghe phản hồi mang tính cá nhân, hãy cố gắng tập trung vào công việc được cung cấp cho bạn. Việc phản hồi ngắn gọn, chẳng hạn như một câu trả lời đơn giản là “sai”, cũng không hữu ích hay lịch sự; quan trọng hơn, nó sẽ không cho người viết biết bạn đang tìm kiếm điều gì để họ không thể sửa nó.
• Điều đó đang được nói, tính cụ thể là tốt. Bạn có thể chỉ ra các ví dụ riêng lẻ trong văn bản về những gì bạn muốn thay đổi và lý do. Ví dụ, nếu họ có xu hướng lặp lại các từ trong các câu đối nhau, bạn có thể làm nổi bật điều này.
• Cá nhân tôi, tôi thích chia sẻ các báo cáo biên tập và số liệu thống kê về hiệu suất với những người viết lâu năm.
• Phản hồi có thể được đưa ra trong giai đoạn sửa đổi, hoặc sau khi bài viết hoàn tất. Cố gắng củng cố phản hồi của bạn: những người làm nghề tự do sẽ nhanh chóng bị choáng ngợp nếu họ có mười email khác nhau chứa phản hồi và họ có thể mất dấu. Cung cấp cho họ thông tin phản hồi ở một vị trí trung tâm mà họ có thể tham khảo là hữu ích khi tiến tới các dự án tương lai.

Phần kết luận
Mọi người đều muốn có nội dung chất lượng khi họ bắt đầu thuê ngoài viết bài và có một hệ thống để làm việc tốt với nhóm làm việc tự do của bạn sẽ là một phần quan trọng trong số đó.

Cuối cùng, tất cả đều phụ thuộc vào giao tiếp có chủ đích và rõ ràng. Khi kỳ vọng được đặt ra và mọi người đều ở trên cùng một trang, miễn là người viết của bạn có kỹ năng viết nội dung vững vàng (điều mà họ nên làm!), Bạn sẽ có một khởi đầu vững chắc.

Chúc bạn thành công.

Sưu tầm

Quyền Trang