Những lỗi sai mà người làm truyền thông không nên mắc phải

Làm trong nghề truyền thông, ngoài kiến thức đòi hỏi bạn cần có kỹ năng và kinh nghiệm. Điều này sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều lỗi sai quan trọng trong công việc. Thật không dễ dàng gì khi phải làm việc song song với cả khách hàng và các cơ quan truyền thông. Trong quá trình làm việc, việc mắc lỗi là điều không thể tránh khỏi, có những lỗi có thể bỏ qua được nhưng có những lỗi sai mà những người làm truyền thông không được mắc phải.

Những lỗi sai mà người làm truyền thông không nên mắc phải

Những sai lầm quan trọng mà người làm PR không nên mắc phải

• Liên lạc với nhà báo khi chưa nắm rõ tên của nhà báo trước

Đây là một trong những sai lầm mà bạn không nên mắc phải, việc gọi đúng tên và danh xưng của ai đó thể hiện được sự thành tâm và tôn trọng của bạn đối với người khác. Rất nhiều người sẽ để ý đến điều này và sẽ đánh giá không cao nếu như các bạn cứ gửi mãi như email với câu chào y hệt nhau như: ” Em chào anh/chị” hay ” Kính gửi tòa soạn A” Hãy chắc chắn rằng trước khi gửi thông tin qua địa chỉ email của bất kỳ nhà báo nào, bạn phải biết tên và chức vụ của họ là gì. Việc chưa nắm rõ những thông tin này sẽ làm chính bạn và cả công ty, khách hàng của bạn mất điểm trong mắt các nhà báo đó. Hãy thể hiện sự sâu sắc của bạn và đừng quên nhắc tên họ trong nội dung mail: ” Dear anh A” hoặc ” Chào chị B”.

• Không sử dụng BCC khi gửi mail​

Blind Carbon Copy (BCC) là hình thức gửi mail được sử dụng để đề phòng lỗi khi bạn truyền đạt thông tin cho tất cả các báo chí, đặc biệt là những nhà báo cạnh tranh với nhau. Chức năng BCC sẽ giúp bạn gửi thông tin này cho nhiều người cùng lúc mà họ không biết được chiếc mail này được gửi tới những ai.

• Gửi các tệp thông tin, thư mục quá nặng​

Nếu các nhà báo không yêu cầu các thư mục có độ phân giải cao để in ấn hoặc lưu trữ video thì đừng những thư mục nặng mà không báo trước. Các nhà báo nhận được hàng trăm email mỗi ngày và hầu hết email nào cũng có rất nhiều ảnh và tệp àm họ không thực sự cần. Và những tệp thông tin lớn sẽ làm tắc nghẽn hệ thông mail của họ. Vì vậy, thay vào đó, hãy chèn một link download để họ có thể tải về sử dụng nếu họ cần.

• Chưa nắm chắc lập trường của mình ​

Điều này có vẻ khó với những ai còn mới và phải xử lý nhiều tài khoản cùng lúc. Nhưng thời gian khá gấp gáp và các nhà báo đang cố gắng để phát hành tin tức, bạn chính là bên trung gian giữa nhà báo và khách hàng. Vì vậy, ít nhất là bạn phải nẵm rõ được thông tin, lập trường của mình hay chiến dịch mà bạn đang thực hiện. Nếu bạn báo lại với nhà báo rằng: “Để tôi kiểm tra và báo lại cho bạn sau” và hơn 1 tiếng sau bạn với trả lời lại thì rất khó để hai bên làm việc được với nhau nữa. Chắc chắn về người mà bạn cần gọi và liên hệ nhà báo đó với người cần giúp đỡ.

• Chưa nắm rõ về khách hàng​

Điều cơ bản nhất mà bạn cần phải biết là khách hàng của bạn làm gì và hình ảnh của thương hiệu đó xuất hiện trong các bài báo trước đây như thế nào. Nhiều người cho rằng có nội dung tức là thắng cuộc. Nhưng nội dung sẽ chả là gì nếu như không có bối cảnh chính xác. Ví dụ, trong marketing, nếu bạn không kể cho nhà báo về cách sản phẩm máy hút bụi mới của thương hiệu bạn được đưa ra thị trường như thế nào thì rất khó để họ hứng thú với câu chuyện của bạn ngay cả khi thương hiệu của bạn đang rất thành công.

• Không đặt rõ thời gian phát hành ​

Embargo time là thời gian bài viết chưa được phát hành. Khi liên lạc, hãy chắc chắn rằng nhà báo biết được khoảng thời gian nào mà bài viết hay câu chuyện của bạn được phép phát hành. Nếu như công ty hay khách hàng của bạn chưa sẵn sàng để tung tin ra mắt công chúng do những vấn đề nhạy cảm hay chỉ đơn giản vì cơ sở chủ ở một đất nước khác có múi giờ khác thì đừng quên báo cho nhà báo hoặc nhà biên tập về thời gian bài viết của mình có thể được đăng tải (ngày, giờ cụ thể).

Để rõ hơn, bạn có thể nhắc đến thời gian đó ở dòng chủ đề của mail, thân bài của mail và có thể nhấn mạnh nó bằng cách in đạm dòng chữ với màu đỏ. Khi đặt ra thời gian đó, cũng xin đảm bảo rằng các tờ báo cạnh tranh đều theo sát lịch đó.

• Spam​

Spam là điều không nên làm của một người làm truyền thông, gửi mail tới hàng loạt các cơ quan truyền thông là điều không thể tránh khỏi. Để tránh khỏi mác spam thì tốt nhất khi gửi mail hàng loạt, hãy đảm bảo rằng bạn không gửi nhiều bài thông cáo báo chí cho cùng một toàn soạn.

Có lẽ đây chỉ là những lỗi sai nhỏ trong việc truyền thông nhưng chắc chắn sẽ khiến bạn sơ suất và mắc phải, hãy lưu tâm đến những lỗi sai này để công việc của bạn diễn ra được suôn sẻ nhé. Không quá khó khăn, chỉ cần bạn tập trung cao độ vào công việc và lên kế hoạch, check list cho từng bước rõ ràng thì bạn sẽ không sợ bỏ sót một bước nào.

Sưu tầm

Quyền Trang